Una nueva herramienta para la Gestión de Proyectos: Trello

Leyendo ayer (gracias Javi por el enlace) sobre las nuevas características que Stack Overflow ha añadido a Careers 2.0, su portal de empleo para perfiles tecnológicos de alto nivel, he descubierto una herramienta para la Gestión de Proyectos que me tiene enamorado: Trello.

Más concretamente, Trello es una herramienta de colaboración on-line (además gratuita) para la organización de cualquier tipo de proyecto que te puedas traer entre manos. Como dicen en su página, el uso está abierto a cualquier cosa: desde la organización de una boda a listas personales de cosas pendiente de hacer (To-do), pasando por la gestión de un proceso de selección. Este último caso es el que sirvió de inspiración a la gente de Stack Overflow para adoptar el concepto de Trello a la funcionalidad de seguimiento integrado de un proceso de selección.

Fuente: StackExchange Blog

Hace más o menos un año, estuve inmerso en un proyecto de consultoría tecnológica para uno de los principales bancos de España, donde estábamos revisando las aplicaciones de reclutamiento y selección de cada una de sus filiales para intentar dar forma a una aplicación global para dicha entidad financiera. 

Una de sus principales demandas era una redefinición total de la interfaz gráfica para hacerla más usable e intuitiva a sus usuarios. De haber conocido a Trello en esas fechas, sin duda las líneas maestras de la nueva interfaz para la gestión de un proceso de selección deberían haber tenido muchas similitudes con ella. Con lo cual, me parece muy acertada la adopción de este concepto para Careers 2.0.

Pero volvamos a Trello como herramienta para la Gestión de Proyectos, aunque realmente se puede adaptar a cualquier proceso de negocio o actividad, siempre que tengas bien definido cual es el work-flow que quieres controlar.

La herramienta desarrollada por Fog Creek se basa, inspirada en la metodología Kanban, en una serie de “tablones” (cierto paralelismo podemos sacar aquí con la penúltima red social de moda, Pinterest) al que se van añadiendo “listas”, que serían las diferentes fases del proyecto. Dentro de cada una de esas “listas” se incluyen “tarjetas”, que serían el equivalente a las tareas de un proyecto. Evidentemente, cada “tarjeta” contiene la información sobre la tarea a realizar, y permite adjuntar documentos, vídeos, check-list, asignarle una fecha de entrega o la persona o personas responsables. Y siempre, en todo momento, puedes ver el estado de la actividad en el proyecto.

Todo esto se hace de manera muy sencilla, arrastrando (drag & drop) los elementos con el ratón en el “tablón” del proyecto podemos realizar las tareas más básicas: cambiar el orden de las “listas”, pasar una “tarjeta” a la siguiente fase, asignar un nuevo responsable a una “tarjeta”, etc. Realmente intuitivo, lo mejor es que veáis el vídeo para tener una idea más completa de las posibilidades que ofrece como herramienta de Gestión de Proyectos.

Además, nada de preocuparse de la compatibilidad con dispositivos. Trello funciona a la perfección en un smartphone, con lo que el manager de un proyecto puede gestionar con plena libertad de movimientos las tareas del proyecto en tiempo real. 

Y por supuesto, todo ello en un entorno seguro. Con el tráfico bajo SSL y con una política de back-up muy estricta, cada hora hay una copia, con lo que las posibilidades de pérdidas sensibles de información y trabajo se reducen a algo perfectamente aceptable por el usuario.

Al ser una herramienta gratuita creo que le voy a dar una oportunidad, no me faltan ideas o proyectos a los que aplicarla. No prometo nada, pero probablemente haya un 2º post sobre Trello sometida a las particularidades de la vida real. Si alguien ya lo ha usado o conoce gente que lo utilice se agradece que deje un comentario contando sus experiencias.

PD: No, aunque lo parezca, este no es un post patrocinado, con 300 visitas al mes únicamente mis admirados (y espero que fieles) lectores son capaces de dedicarme un poco de su bien más preciado: el tiempo.